Tietosuojaseloste

1 REKISTERINPITÄJÄ

Vallox Oy
Y-tunnus: 0672350-9
Myllykyläntie 9-11
32200 LOIMAA
Puh. 010 7732 200

2 YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Asiakaspalvelu
Puh: 010 7732 200
Sähköposti: info@vallox.com

3 REKISTERIN NIMI

Vallox Oy:n asiakas- ja toimittajarekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Vallox Oy:n ja asiakkaan/toimittajan välinen asiakassuhde, toimeksianto tai asiakkaan/toimittajan antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa Vallox Oy:n tai sen valtuuttaman yhteistyökumppanin tai ammatinharjoittajan toimesta:

• Vallox Oy:n palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, toimittaminen, tuottaminen ja suunnittelu.
• Vallox Oy:n ja asiakkaan/toimittajan välisen asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito, asiakaspalvelun ja siihen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen, kehittäminen sekä seuranta.
• Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muiden asiakassuhteen hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
• Henkilötietoja käsitellään myös tilausten, laskutuksen, yhteydenottojen, asioinnin, ja raportoinnin tarpeisiin sekä Vallox Oy:n liiketoiminnan kehittämiseen.
• Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tai ammatinharjoittajille tietolainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Vallox Oy:n asiakkaana/toimittajana olevat tai aiemmin olleet henkilöt sekä Vallox Oy:n yhteydessä olleet henkilöt.

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Vallox Oy:n asiakkaana/toimittajana olevan tai aiemmin olleen yrityksen yhteyshenkilön tai muun Vallox Oy:n yhteydessä olleen asiakkaan/toimittajan perustiedot kuten nimi, henkilötunnus, titteli sekä yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero).
• Tiedot henkilön käyttöoikeuksista Vallox Oy:n järjestelmiin.
• Vallox Oy:n ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, asiakashistoria, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä muut kirjanpidolliset tiedot.
• Osapuolten välinen muu yhteydenpito, kuten tiedot osallistumisesta Vallox Oy:n järjestämiin aktiviteetteihin sekä tiedot yhteydenotoista ja muut palvelun tuottamiseen liittyvät tiedot.
• Mahdolliset asiakkaan/toimittajan itsensä antamat muut tiedot sekä mahdollinen itse tuottama sisältö (esim. verkkosivun kautta jätetty yhteydenottopyyntö)

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Vallox Oy:n valitsemille, ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Vallox Oy säilyttää henkilötietoja rekisterissä, kunnes peruste henkilötietojen säilömiselle päättyy. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.

7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn edustamalta yhteisöltä, sekä rekisteröidyn asiakassuhteeseen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvistä tapahtumista. Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja kaupallisista rekistereistä.

8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei luovuteta Vallox Oy:n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuottamiseen, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten, kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän tai digitaalisen aineiston käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Vallox Oy:n työntekijät, salassapitosopimuksella sidotut ammatinharjoittajat tai yhteistyökumppanin alaiset, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja, ja joita sitoo erillinen tietosuojavaatimus. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja ml. hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.

10 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

10.1 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia, joita Vallox Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Vallox Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Vallox Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

10.2 Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Vallox Oy:n asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

10.3 Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Korjauspyyntö virheellisestä, tarpeettomasta, puutteellisesta tai vanhentuneesta tiedosta tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Vallox Oy:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Vallox Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

10.4 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Niiltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

10.5 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Vallox Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11 YHTEYDENOTOT

Kaikissa tähän tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa yhteyttä tulee ottaa kohdassa 2 mainittuun tahoon.

Vallox Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

12 TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 4.3.2018.