Tietosuojaseloste – työnhakijarekisteri
1 REKISTERINPITÄJÄ
Vallox Oy
Y-tunnus: 0672350-9
Myllykyläntie 9-11
32200 LOIMAA
Puh. 010 7732 200
2 YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tiina Vahalahti
Puh: 010 7732 253
Sähköposti: tiina.vahalahti@vallox.com
3 REKISTERIN NIMI
Vallox Oy:n työnhakijarekisteri
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on työnhakijan, työhakemuksen lähettämisellä, antama suostumus työhakemuksen ja siihen liittyvien tietojen käsittelyyn.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa Vallox Oy:n ja yhteistyökumppaneiden toimesta:
- Työnhakijan soveltuvuuden arvioiminen.
- Henkilöstö-, palkka- ja palvelussuhdeasioiden suunnittelu.
- Työnantajan omaisuuden ja henkilöstön turvallisuuden suojaaminen.
Rekisterin tietoja siirretään tarpeen mukaan eri yhteistyökumppaneiden järjestelmiin yllä mainittuja toimintoja varten.
5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Vallox Oy:lle työhakemuksen lähettäneet henkilöt.
- Henkilön perustiedot: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot (esim. puhelinnumero, sähköposti ja osoite), kansalaisuus.
- Työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten
- Työhistoriatiedot.
- Tiedot työntekijän käymistä koulutuksista ja perehdytyksistä
- Muut hakijan itsestään luovuttamat tiedot.
- Työpaikan valvontaan tarkoitettujen järjestelmien keräämät tiedot kuten kulunvalvonta ja tallentava kameravalvonta.
- Rekisteröidyn osoittamilta suosittelijoilta saadut tiedot.
- Kolmannen osapuolen tekemä arvio työhön soveltuvuudesta.
6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Vallox Oy säilyttää henkilötietoja rekisterissä, kunnes peruste henkilötietojen säilömiselle päättyy. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.
Avoimeen työpaikkaan hakeneiden tietoja säilytetään kaksitoista (12) kuukautta työpaikan täyttämisestä.
Avoimia hakemuksia säilytetään kuusi (6) kuukautta hakemuksen saapumista seuraavan kuukauden alusta lukien.
7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn osoittamilta tahoilta, kuten suosittelijoilta, automaattiseen seurantaan ja valvontaan tarkoitetuista teknisistä järjestelmistä sekä rekrytointiin ja / tai työnhakijan soveltuvuuden arviointiin osallistuvilta kolmansilta osapuolilta.
8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei luovuteta Vallox Oy:n liiketoiminnan kannalta olennaisten tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän tai digitaalisen aineiston käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Vallox Oy:n työntekijät, salassapitosopimuksella sidotut ammatinharjoittajat tai yhteistyökumppanin alaiset, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja, ja joita sitoo erillinen tietosuojavaatimus. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja ml. hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.
10 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
10.1 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia, joita Vallox Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisteröidyn työhakemuksella antama suostumus. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Vallox Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
10.2 Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Vallox Oy:n sisäisiin henkilörekistereihin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
10.3 Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Korjauspyyntö virheellisestä, tarpeettomasta, puutteellisesta tai vanhentuneesta tiedosta tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Vallox Oy:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Vallox Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
10.4 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Niiltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
10.5 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Vallox Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
11 YHTEYDENOTOT
Kaikissa tähän tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa yhteyttä tulee ottaa kohdassa 2 mainittuun tahoon.
Vallox Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
12 TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
23.1.2023