Dataskyddsbeskrivning – register över arbetssökande
1 PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Vallox Oy
FO-nummer: 0672350-9
Myllykyläntie 9-11
32200 LOIMAA
Tfn 010 7732 200
2 KONTAKTUPPGIFTER I ÄRENDEN SOM GÄLLER REGISTRET
Tiina Vahalahti
Tfn: 010 7732 253
E-post: tiina.vahalahti@vallox.com
3 REGISTRETS NAMN
Vallox Oy:s register över arbetssökande
4 GRUNDEN FÖR BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER OCH RÄTTSLIG GRUND
Den främsta grunden för behandling av personuppgifter är det samtycke som den arbetssökande har gett genom att skicka in sin arbetsansökan för behandling av arbetsansökan och tillhörande uppgifter.
Personuppgifter kan behandlas av Vallox Oy och dess samarbetspartner för följande ändamål:
- Bedömning av den arbetssökandes lämplighet.
- Planering av personal-, löne- och anställningsärenden.
- Skyddande av arbetsgivarens egendom och personalens säkerhet.
Registeruppgifterna överförs enligt behov till olika samarbetspartners system för ovan nämnda funktioner.
5 REGISTRETS INFORMATIONSINNEHÅLL
Personalgrupper vars uppgifter kan behandlas är de personer som skickat in en arbetsansökan till Vallox Oy.
- Personens grunduppgifter: namn, födelsedatum, personbeteckning, kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer, e-post och adress), nationalitet.
- Uppgifter som gäller arbetsansökningen och meritförteckningen, såsom
- Arbetserfarenhet
- Uppgifter om den sökandes utbildning och arbetsintroduktion
- Övriga uppgifter som den sökande gett om sig själv
- Uppgifter som samlats in av system som är avsedda för övervakning av arbetsplatsen, bland annat passagekontroll och kameraövervakning med inspelning.
- Uppgifter som fåtts från de referenser som den registrerade angett.
- Bedömning från tredje part om lämplighet för arbetet.
6 PERIOD UNDER VILKEN PERSONUPPGIFTERNA KOMMER ATT LAGRAS
Vallox Oy sparar personuppgifterna i registret tills grunden för lagring av personuppgifter upphör. Gällande lagstiftning följs i fråga om lagringstiden.
Uppgifter om de som sökt en ledig arbetsplats förvaras i tolv (12) månader efter att platsen fyllts.
Öppna ansökningar förvaras i sex (6) månader med början den månad som följer på månaden då ansökan mottagits.
7 REGELMÄSSIGA INFORMATIONSKÄLLOR
Uppgifter fås i första hand av den registrerade själv, de instanser som den registrerade angett, till exempel referenser, tekniska system som är avsedda för automatisk uppföljning och övervakning samt från tredje parter som deltar i rekryteringen och/eller bedömningen av den sökandes lämplighet.
8 REGELMÄSSIGT UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER SAMT ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER TILL LÄNDER UTANFÖR EUROPEISKA UNIONEN ELLER EUROPEISKA EKONOMISKA SAMARBETSOMRÅDET
Personuppgifter lämnas inte ut till parter som inte är väsentliga för Vallox Oy:s affärsverksamhet annat än i enlighet med ett avtal, separat samtycke och/eller uttryckliga bestämmelser.
Uppgifter överförs i regel inte till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
9 PRINCIPERNA FÖR SKYDD AV REGISTRET
Eventuellt manuellt material förvaras i ett låst utrymme till vilket enbart personer med särskilda rättigheter har tillträde. Enbart de av Vallox Oy:s anställda, yrkesutövare med tystnadsplikt eller anställda hos samarbetspartner som med anledning av sitt arbete har rätt att behandla personuppgifter och som binds av ett särskilt krav på dataskydd är berättigade att använda system eller digitala material som innehåller personuppgifter. Informationen samlas i databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska åtgärder, inklusive kontrollerade och övervakade behörigheter, krypteringstekniker, instruktioner för personal som behandlar personuppgifter samt omsorg vid valet av underleverantörer.
10 DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER I SAMBAND MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER
10.1 Rätt att invända mot att personuppgifterna behandlas och mot direktmarknadsföring
Den registrerade har rätt att på grund av sin individuella, särskilda situation invända mot sådan behandling som Vallox Oy utför på den registrerades personuppgifter till den del som grunden till behandlingen är det samtycke som den registrerade gett i arbetsansökan. Den registrerade kan framföra sitt krav angående invändningen i enlighet med punkt 11 i dataskyddsbeskrivningen. Den registrerade ska i samband med kravet specificera den särskilda omständighet som åberopas för invändningen. Vallox Oy kan neka att tillgodose begäran enligt de grunder som fastslås i lagen.
10.2 Rätt till tillgång
Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om den registrerade själv som har sparats i Vallox Oy:s interna personregister. Begäran ska göras enligt punkt 11 i den här dataskyddsbeskrivningen. Begäran till tillgång kan avvisas enligt de grunder som fastslås i lagen.
10.3 Rätt till rättelse, radering eller begränsning av behandlingen
En begäran om rättelse av felaktiga, överflödiga, ofullständiga eller föråldrade uppgifter ska göras i enlighet med punkt 11 i den här dataskyddsbeskrivningen.
Den registrerade har också rätt att kräva att Vallox Oy begränsar sin behandling av personuppgifterna till exempel i det fall att den registrerade väntar på Vallox Oy:s svar angående begäran om rättelse eller radering.
10.4 Rätt till dataportalitet
Till den del som den registrerade själv har uppgett sådan information i registret som behandlas med stöd av den registrerades samtycke eller uppdrag, har den registrerade rätt att få dessa uppgifter, i regel i maskinläsbart format, och rätt att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.
10.5 Rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att anföra klagomål hos den behöriga tillsynsmyndigheten om Vallox Oy inte har följt den dataskyddsreglering som verksamheten omfattas av.
11 KONTAKT
För alla frågor gällande dataskyddsbeskrivningen eller utövande av den registrerades rättigheter, kontakta den part som nämns i punkt 2.
Vallox Oy kan vid behov be den registrerade precisera sin begäran skriftligen, och den registrerades identitet kan alltefter behov bekräftas innan åtgärder vidtas.
12 ÄNDRINGAR I DATASKYDDSBESKRIVNINGEN
Vi utvecklar våra tjänster kontinuerligt och förbehåller oss rätten att ändra denna dataskyddspolicy genom att meddela om det i våra tjänster. Förändringar kan också basera sig på ändringar i lagstiftningen. Vi rekommenderar att man regelbundet konsulterar innehållet i dataskyddsbeskrivningen.
23.1.2023