Sisäinen auditointi osana jatkuvaa kehitystä
Hyvä ja tasainen laatu ei synny sattumalta, vaan sitä kohti mennään yhtenäistämällä toimintatapoja, laatimalla ohjeita ja seuraamalla, että niitä noudatetaan. Sisäinen auditointi on keino sekä seurata ohjeiden noudattamista, että myös havaita ohjeiden korjaamistarpeita.
Sisäisessä auditoinnissa eri prosesseja tarkastellaan laaja-alaisesti: ovatko olemassa olevat toimintatavat järkeviä, vastaavatko ne ohjeistuksia ja voisiko niitä parantaa. Yleisesti siis sisäisen auditoinnin tarkoitus on parantaa ja kehittää yrityksen toimintaa entistä paremmaksi. Mikäli jokin asia ei toimi tai se hankaloittaa työntekoa, siihen etsitään potentiaaliset korjaustoimenpide-ehdotukset.
Sisäinen auditointi on vuosittain toistuva prosessi, mutta se suunnitellaan joka kerta erilaiseksi. Valloxilla sisäiselle auditoinnille valitaan vuosittain kaksi painopistealuetta, jotka määrittävät mihin sisäisessä auditoinnissa kulloinkin keskitytään. Sisäisen auditoinnin painopisteinä on ollut mm. työtyytyväisyys, uusien toimintatapojen arviointi tai yhteistyö tiimien välillä.
Valloxilla auditointiryhmään on valittu edustajat eri tiimeistä. Toiminnassa on suosituksena, että auditoija ei arvioi oman prosessinsa toimintaa. Kaikkia prosesseja ei auditoida joka vuosi, vaan tavoitteena on auditoida kaikki pääprosessit läpi kerran kolmen vuoden sertifiointiajanjakson aikana. Valmiin auditointisuunnitelman hyväksyy johtajisto.
Auditointi ei käy käden käänteessä. Auditointitiimi valmistautuu auditointiin yhteisessä valmistelupalaverissa ja jos auditoitava prosessi on vieras, siihen tutustutaan olemassa olevien materiaalien avulla. Varsinaisena auditointipäivänä haastatellaan etukäteen valitut henkilöt. Haastattelujen jälkeen auditointiryhmä purkaa yhdessä saamansa vastaukset ja kirjaa ne. Tulokset käydään läpi auditointiin osallistuneiden kanssa. Näin varmistetaan, että kirjaukset ovat oikein ja ne voidaan siirtää prosessinomistajille käsiteltäväksi.
Auditoinnissa nostettuja havaintoja tarkastellaan uudestaan puolen vuoden päästä, jotta nähdään, että sovitut asiat etenevät. Prosessien omistajat vastaavat toimenpiteiden käsittelystä ja toisinaan käy niin, että auditoinnista tullut kehitysehdotus ei vaadi muutosta. Mahdolliset poikkeamat korjataan viipymättä, mutta mm. rajallisten resurssien vuoksi kehityskohteita on toisinaan priorisoitava.
Ympäristö- ja vastuullisuusnäkökulmat ovat osa auditointia joka vuosi. Kun prosesseja tarkastellaan ympäristönäkökulmasta, voi nousta ideoita, miten voimme kuluttaa vähemmän. Auditointihavaintojen johdosta olemme esim. vähentäneet paperisten tulosteiden ja ohjeiden määrää ja siirtyneet sähköiseen laskutukseen. Myös vuosittain tehtävissä toimittaja-arvioinneissa ja -auditoinneissa selvitetään ympäristö- ja vastuullisuusnäkökohtia.
Auditointeja tehdään myös ulkoisesti. Nimensä mukaisesti ulkoisessa auditoinnissa joko Vallox auditoi ulkoista toimijaa, esimerkiksi tavarantoimittajaa, tai ulkoinen taho auditoi Valloxia. Kun Vallox suorittaa ulkoisen auditoinnin, tarkastellaan ennen kaikkea Valloxille tärkeitä aiheita, kuten auditoitavan yrityksen johtamiseen liittyviä käytäntöjä, tuotteen valmistusprosessia sekä ympäristöön ja vastuullisuuteen liittyviä asioita. Kun ulkoinen taho tekee auditoinnin Valloxilla, sieltä saattaa nousta esille jokin tekijä, joka voidaan ottaa huomioon esim. seuraavien sisäisten auditointien painopisteenä.
Auditointeja on tehty Valloxilla vuodesta 2016 alkaen, ja sisäisen auditoinnin tiimi on muuttunut jonkin verran vuosien varrella. Henkilöstön suhtautuminen auditointeihin on positiivista, vaikka kysymykset ovat toisinaan haastavia. Yleisesti Valloxilla on avoin keskustelukulttuuri, ja epäkohdat otetaan huomioon asioiden parantamiseksi. Sisäiset auditoijat kokevat auditoinnin mieleiseksi ja opettavaiseksi. Auditointien myötä pääsee sukeltamaan toisten tiimien ja prosessien toimintatapoihin aivan eri tavalla. Auditointi tuo mukavaa vaihtelua omaan työhön, ja auditointiryhmässä työskentely lisää myös yhteisöllisyyttä.